Elegir una pantalla de cocina cuando nunca has usado una no es fácil. Tu oficio es la restauración, no la informática. Y de repente todo el mundo te habla de API, de KDS, de integraciones y de flujos de pedidos.

Es normal no saber por dónde empezar. Las webs de los proveedores no ayudan mucho: todas prometen lo mismo, sencillo, intuitivo, conectado. Es difícil distinguir entre dos soluciones cuando no has visto ninguna de las dos funcionar un viernes por la noche.

Buena noticia: no necesitas ser un experto en tecnología para elegir bien. Necesitas saber qué preguntar. Es exactamente lo que vas a encontrar aquí: las preguntas que hacer, en orden, y lo que debe incluir una buena respuesta.

Hemos hablado por teléfono con cientos de restauradores, todos buscando herramientas digitales. Gracias a ellos hemos podido escribir esta guía: sencilla, práctica y realmente útil para encontrar la herramienta de producción adecuada para tu restaurante.

📄 Nuestra ficha para rellenar, gratis. «Mi pliego de condiciones para pantalla de cocina»: 10 secciones de preguntas concretas para identificar tus necesidades antes de comparar soluciones. Déjanos tu correo y te la enviamos.

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Empieza por escribir tu pliego de condiciones

Un pliego de condiciones no tiene por qué ser veinte páginas ultratécnicas… Con una página basta. Así comparas las soluciones según tus necesidades, y no solo según sus argumentos de venta y tu intuición.

Cinco preguntas que resolver antes de la primera llamada:

  • ¿De dónde vienen tus pedidos? TPV, quioscos, web de click & collect, Uber Eats, Glovo, pedidos por teléfono… Anota todos los canales de pedido, ¡y piensa también en el futuro! Quizá hoy no tengas quioscos, pero dentro de dos años sí.
  • ¿Cómo está organizada tu cocina? ¿Cuántos puestos de preparación tienes? ¿Tu cocina es grande o pequeña? Una cocina con un solo cocinero no tiene las mismas necesidades que una con plancha, freidora, puesto de frío y emplatado o embolsado. A partir de esta pregunta, imagina un proceso sencillo que represente las distintas etapas de un pedido, desde que llega hasta que el cliente lo recoge. Y sobre todo, escribe quién hace qué y qué información necesita cada puesto para organizarse lo mejor posible.
  • ¿Qué tipo de restauración haces? ¿Qué dificultades puede suponer en producción? Comida rápida en una gran ciudad donde todo tiene que ir muy deprisa, servicio en mesa con pases, reparto a domicilio, para llevar… o un poco de todo. ¡Cada servicio y cada tipo de restauración tiene su reto!
  • ¿Cómo es tu peor servicio? Es el que tienes que imaginar. ¿Cuántos pedidos a la vez, para cuántas personas en producción? ¿Dónde están las tareas que consumen tiempo sin aportar valor y hacen perder minutos preciosos? No dudes en preguntar a tu equipo de cocina: a veces, un simple ticket poco legible basta para ralentizar un servicio.
  • ¿Quién va a usar la pantalla? ¿Un equipo estable, o muchos extras y personal de temporada? Cuanto más rota el equipo, más rápido tiene que entenderse la herramienta, en pocos minutos. A algunos de nuestros clientes también les pasa que el personal de cocina no habla español. Es un dato que hay que tener en cuenta.

Añade tu presupuesto y la fecha en la que quieres que todo esté funcionando. Ahí tienes tu pliego de condiciones. Puedes usarlo para poner a prueba a los proveedores y ser preciso en tu solicitud. Te responderán punto por punto.

📄 Te hemos preparado la plantilla. Nuestra ficha «Mi pliego de condiciones para pantalla de cocina» recoge estas preguntas y va más allá: tus canales de pedido, tus puestos, el recorrido de un pedido en tu restaurante, tu peor servicio, tu equipo, tu material, tu presupuesto, las preguntas que hacer a los proveedores y una tabla comparativa. 30 minutos, fuera del servicio, con tu equipo de cocina. Déjanos tu correo y te la enviamos al momento. No te pediremos nada más.

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¿KDS incluido en el TPV o solución especializada?

Es la pregunta que más nos hacen. Muchos proveedores de TPV ofrecen hoy su propia pantalla de cocina, como opción o dentro de un pack «llave en mano». El argumento es atractivo: un solo proveedor, un solo contrato, un solo número al que llamar.

Esta opción tiene sentido en algunos casos. Si tu cocina es sencilla, con un solo puesto, pocos canales de pedido y una carta corta, el KDS de tu TPV puede ser suficiente.

En cuanto la cocina se complica, creemos que es mejor elegir cada herramienta por lo que mejor hace. Y lo decimos claramente: es una postura. Te explicamos por qué.

  • No es el mismo oficio. Un TPV está hecho para cobrar y gestionar el IVA, los medios de pago y la contabilidad. Una pantalla de cocina está hecha para organizar la producción. En un proveedor de TPV, el KDS suele ser un módulo más entre otros, que evoluciona al ritmo de las prioridades del TPV.
  • Mantienes tu libertad. El día que quieras cambiar de TPV, no rompes la organización de tu cocina. Y al revés también.
  • Todos tus pedidos en el mismo sitio. El KDS de un TPV muestra primero… los pedidos del TPV. Las plataformas de reparto o una web de pedidos online no siempre están incluidas, o requieren módulos adicionales.
  • El material suele ser obligatorio en los packs llave en mano, con pantallas propietarias más caras y más lentas de sustituir en caso de avería.

Seamos honestos: este enfoque tiene sus inconvenientes. Dos suscripciones, dos interlocutores y una conexión entre las dos herramientas que comprobar.

Pero el llave en mano tiene un defecto mucho más molesto. Solo sabes lo que vale la parte de cocina una vez instalada. Y entonces ya estás atrapado. El material es obligatorio. El KDS forma parte de un contrato global. Si falta una función, mala suerte.

Un ejemplo. Hace unos días, un restaurador nos escribió a nuestro soporte de WhatsApp para saber si podíamos gestionar la impresión de tickets. El comercial de su sistema de TPV le había asegurado que el KDS del TPV lo hacía… y, evidentemente, no era verdad. Demasiado tarde: tiene permanencia. En TicknCook sí tenemos esta función, pero ya no podemos hacer nada por él.

De ahí la única precaución de verdad: prueba antes de firmar. En un servicio real, con tus pedidos y tu equipo. Una demo de treinta minutos con un comercial no te dice nada.

Cómo llegan los pedidos a la pantalla de cocina

Una pantalla de cocina solo tiene interés si recibe los pedidos sola, en el momento en que se hacen. Así que, antes que nada, comprueba cómo llegarán los pedidos.

El caso ideal: una integración directa con tu TPV. Los pedidos, las modificaciones («sin cebolla», un extra) y las anulaciones llegan automáticamente. Pregunta desde cuándo existe la integración y cuántos restaurantes la usan. Una integración «en desarrollo» todavía está por probar.

La realidad del mercado: no todos los TPV se pueden conectar. Algunos proveedores no dan acceso a sus datos, sobre todo porque venden su propio KDS. Hay que saberlo antes de enamorarse de una solución.

Las plataformas de reparto: una conexión directa con Uber Eats, Glovo u otras evita tener una tableta por plataforma en el mostrador. Agregadores como HubRise o Deliverect también hacen este trabajo. Ojo: ellos solo recogen los pedidos a domicilio. No los pedidos de tu TPV. Para esos, hace falta una integración directa.

¿Y si tu TPV no se puede conectar? ¿O si no quieres que los pedidos se tomen desde tu sistema de TPV? Queda una solución alternativa: algunos KDS ofrecen su propia herramienta de toma de pedidos, conectada directamente a las pantallas. Es el caso de TicknOrder, gratuito, en TicknCook. Entonces hay que introducir el pedido dos veces (en el TPV para cobrar y en la herramienta para la cocina). No es lo ideal. Pero para muchas cocinas ya es mucho mejor que unos tickets de papel que se pierden.

La pantalla puesta a prueba en un servicio real

Durante una demo, todo parece legible. La verdadera prueba es una pantalla leída a un metro, con las manos en la harina y quince pedidos en curso. Fíjate sobre todo en:

  • la legibilidad a distancia: tamaño de letra, contrastes, modificaciones bien visibles;
  • el tiempo de espera que aparece en cada pedido, con un cambio de color cuando se retrasa;
  • la agrupación de artículos: ver «12 smash burgers» de golpe en lugar de doce líneas repartidas en ocho pedidos cambia la vida cuando hay mucho volumen;
  • el reparto por puesto: la plancha solo ve las carnes, el puesto de frío solo las ensaladas, y el pase mantiene la visión de conjunto;
  • la adaptación a tu servicio: pases para el servicio en mesa, separación entre cocina y mostrador en comida rápida, pantalla para los clientes o los repartidores si haces pedidos para llevar o a domicilio.

El material

Algunas soluciones imponen su propio material, o solo funcionan en iOS. Otras funcionan en un simple navegador web, en cualquier tableta o pantalla táctil (Android, iPad, Windows). La segunda opción cuesta menos al principio y te saca de apuros más rápido: una tableta que falla un viernes por la noche se sustituye el sábado por la mañana. Y sobre todo, puedes tener pantallas grandes en cocina.

Algunas referencias:

  • una tableta de 11 a 13 pulgadas para un puesto de trabajo;
  • una pantalla de 19 pulgadas o más para leerla de lejos o fijarla a la pared;
  • un soporte de pared o brazo articulado, que no hay que descuidar: la pantalla debe dejar libre la encimera y quedar a salvo de las salpicaduras;
  • una conexión a internet fiable en cocina: por wifi o, mejor aún, conectada directamente con un cable RJ45.

Para ver ejemplos de modelos y precios, puedes consultar nuestra guía de material.

El precio

Compara siempre el coste total en un año, no solo el importe mensual que se anuncia:

  • la suscripción: ¿se factura por pantalla, por local, con o sin permanencia?
  • los gastos de instalación o de configuración;
  • las opciones de pago: algunas ofertas cobran aparte las estadísticas o cada integración;
  • el material: comprado libremente o impuesto por el proveedor;
  • en un pack llave en mano, la parte real del KDS en el precio global, a menudo difícil de aislar.

Para un restaurante independiente, calcula desde unas decenas hasta unos cien euros al mes según el número de pantallas. En TicknCook, empieza en 29 € sin IVA (ver precios). Añade de 130 € a 800 € por tableta según la gama.

La puesta en marcha y el soporte

Una pantalla de cocina que exige un día entero de formación no aguantará en una cocina donde el equipo cambia a menudo. Durante la prueba, haz el test: deja la pantalla a alguien que nunca la haya visto. Si entiende en pocos minutos cómo marcar un pedido como listo, es buena señal.

En cuanto al soporte, haz una pregunta sencilla: ¿quién responde un sábado a las 20:00? Un problema en pleno servicio no puede esperar a un correo que se atiende el lunes. Elige un soporte disponible durante tu horario de apertura, por teléfono o mensajería, con personas de verdad que conozcan la restauración.

El cambio se prepara

Es el punto que todo el mundo subestima. Pasar del papel a la pantalla no es solo cambiar de herramienta: es cambiar costumbres de años. Algunos cocineros llevan veinte años trabajando con tickets. Es normal que no estén convencidos el primer día.

Lo que funciona, según lo que vemos en los restaurantes que acompañamos:

  • implicar al equipo desde la elección: que prueben las soluciones, son ellos quienes van a usarlas;
  • nombrar a un responsable en cocina, la persona a la que acuden los demás en caso de duda;
  • empezar por un puesto, a menudo el que más trabajo tiene, antes de equipar toda la cocina;
  • mantener la impresora conectada unos días para tranquilizar a todo el mundo;
  • elegir un momento tranquilo para empezar, no el fin de semana del Día de la Madre;
  • dar tiempo: a menudo hacen falta unas semanas antes de que la pantalla se convierta en un reflejo.

Los primeros servicios pueden ser un poco más lentos. Es normal. Lo que cuenta es la tendencia al cabo de un mes.

📄 Todas estas preguntas están en nuestra ficha. En lugar de apuntarlo todo en una servilleta, rellena nuestro pliego de condiciones: canales, puestos, recorrido de un pedido, equipo, material, presupuesto, preguntas para los proveedores y tabla comparativa de soluciones.

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La checklist antes de firmar

  • He escrito mi pliego de condiciones: canales de pedido, puestos, tipo de servicio, presupuesto, plazo.
  • He comparado un KDS incluido en mi TPV con una solución especializada, conociendo los límites de cada uno.
  • He probado la solución en un servicio real antes de firmar.
  • Mis pedidos llegan automáticamente, o conozco la solución alternativa y lo que implica.
  • La pantalla se lee bien a distancia, con el tiempo de espera y el reparto por puesto.
  • Puedo usar el material que yo elija, o acepto el que me imponen con conocimiento de causa.
  • Conozco el coste total en un año.
  • Puedo contactar con el soporte durante mis servicios.
  • He previsto tiempo para acompañar a mi equipo.

Preguntas frecuentes

¿Hace falta una pantalla táctil?

Es muy recomendable: el equipo marca los pedidos como listos con un simple toque, sin teclado ni ratón. Una tableta táctil estándar basta en la mayoría de los casos.

¿Qué tamaño de pantalla elegir para la cocina?

De 11 a 13 pulgadas para un puesto de trabajo, 19 pulgadas o más para una pantalla que se lee a más de un metro o fijada a la pared.

¿Es suficiente el KDS de mi TPV?

Para una cocina sencilla con un solo puesto y pocos canales de pedido, a menudo sí. En cuanto tienes varios puestos, reparto a domicilio o servicio en mesa con pases, compáralo con una solución especializada.

Mi software de TPV no es compatible, ¿qué hago?

Te quedan dos opciones. Preguntar a tu proveedor de TPV si tiene prevista una integración. O usar una herramienta de toma de pedidos conectada a las pantallas. Introduces los pedidos dos veces, pero la cocina está organizada.

¿Se puede mantener una impresora?

Sí, muchos restaurantes mantienen una para las etiquetas de reparto o los tickets de pase.

¿Cuánto tarda el equipo en acostumbrarse?

El uso básico se entiende en un servicio. Para que la pantalla se convierta en un verdadero reflejo y nadie vuelva a pedir la impresora, calcula más bien unas semanas.

¿Quieres ver cómo funciona una pantalla de cocina en un servicio real? Puedes probar TicknCook gratis durante 15 días, con tus pedidos y tu equipo. Probar TicknCook

📄 Tu pliego de condiciones, listo para rellenar

Las 10 secciones de esta ficha recogen todo lo que acabamos de ver, con espacio para escribir tus respuestas. Rellénala con tu equipo de cocina y envíasela a las empresas que estés valorando. Gratis, un solo campo que rellenar.