Scegliere un kitchen display quando non ne hai mai usato uno non è semplice. Il tuo mestiere è la ristorazione, non l’informatica. E all’improvviso tutti ti parlano di API, di KDS, di integrazioni e di flussi di ordini.

È normale non sapere da dove cominciare. I siti dei fornitori non aiutano molto: promettono tutti la stessa cosa, semplice, intuitivo, connesso. Difficile distinguere due soluzioni quando non le hai mai viste all’opera un venerdì sera.

La buona notizia: non serve essere un tecnico per scegliere bene. Serve sapere cosa chiedere. Ed è proprio quello che trovi qui: le domande da fare, nell’ordine giusto, e cosa deve contenere una buona risposta.

Abbiamo parlato al telefono con centinaia di ristoratori, tutti alla ricerca di strumenti digitali. È grazie a loro che abbiamo potuto scrivere questa guida: semplice, pratica e davvero utile per trovare lo strumento di produzione giusto per il tuo ristorante.

Prima di tutto, scrivi il tuo capitolato

Un capitolato non deve per forza essere venti pagine ultra tecniche… Basta una pagina. Così confronti le soluzioni in base alle tue esigenze, e non solo in base ai loro argomenti di vendita e al tuo istinto.

Cinque domande a cui rispondere prima della prima telefonata:

  • Da dove arrivano i tuoi ordini? Cassa, totem, sito di click & collect, Uber Eats, Glovo, ordini al telefono… Annota tutti i canali da cui ricevi ordini, e pensa anche al futuro! Magari oggi non hai totem, ma tra due anni sì.
  • Com’è organizzata la tua cucina? Quanti reparti di produzione hai? La tua cucina è grande o piccola? Una cucina con un solo cuoco non ha le stesse esigenze di una con griglia, friggitrice, reparto freddo e impiattamento o insacchettamento. Partendo da questa domanda, immagina un processo semplice che schematizzi le varie fasi di un ordine, dal momento in cui arriva a quello in cui il cliente lo ritira. E soprattutto, scrivi chi fa cosa, e di quali informazioni ha bisogno ogni reparto per organizzarsi al meglio.
  • Che tipo di ristorazione fai? Quali difficoltà comporta in produzione? Fast food in una grande città dove tutto deve andare velocissimo, servizio al tavolo con le portate, consegna a domicilio, asporto… o un po’ di tutto. Ogni servizio e ogni tipo di ristorazione ha la sua sfida!
  • Com’è il tuo servizio peggiore? È quello che devi immaginare. Quanti ordini contemporaneamente, per quante persone in produzione? Dove sono le attività che fanno perdere tempo prezioso senza aggiungere valore? Non esitare a chiedere al tuo staff di cucina: a volte basta una comanda poco leggibile per rallentare un intero servizio.
  • Chi userà il display? Uno staff stabile, o tanti extra e stagionali? Più il personale cambia, più lo strumento deve essere comprensibile in pochi minuti. Ad alcuni dei nostri clienti capita anche che chi lavora in cucina non parli italiano. È un aspetto da tenere in considerazione.

Aggiungi il tuo budget e la data entro cui vuoi che tutto sia operativo. Ecco il tuo capitolato. Puoi usarlo per mettere alla prova i fornitori ed essere preciso nella tua richiesta. Ti risponderanno punto per punto.

KDS incluso nella cassa o soluzione specializzata?

È la domanda che ci fanno più spesso. Molti fornitori di sistemi di cassa oggi propongono il proprio kitchen display, come opzione o in un pacchetto «chiavi in mano». L’argomento è allettante: un solo fornitore, un solo contratto, un solo numero da chiamare.

È una scelta che ha senso in alcuni casi. Se la tua cucina è semplice, con un solo reparto, pochi canali di ordine e un menu corto, il KDS della tua cassa può bastare.

Appena la cucina si complica, secondo noi è meglio scegliere ogni strumento per quello che sa fare meglio. E lo diciamo chiaramente: è una presa di posizione. Ecco perché.

  • Non è lo stesso mestiere. Una cassa è fatta per incassare, gestire l’IVA, i metodi di pagamento e la contabilità. Un kitchen display è fatto per organizzare la produzione. Per un fornitore di cassa, il KDS è spesso un modulo tra tanti, che si evolve al ritmo delle priorità della cassa.
  • Resti libero. Il giorno in cui vuoi cambiare cassa, non stravolgi l’organizzazione della tua cucina. E vale anche il contrario.
  • Tutti i tuoi ordini nello stesso posto. Il KDS di una cassa mostra prima di tutto… gli ordini della cassa. Le piattaforme di delivery o un sito di ordini online non sempre sono supportati, oppure richiedono moduli aggiuntivi.
  • L’hardware è spesso imposto nei pacchetti chiavi in mano, con display proprietari più costosi e più lenti da sostituire in caso di guasto.

Siamo onesti: anche questo approccio ha i suoi limiti. Due abbonamenti, due interlocutori e un collegamento tra i due strumenti da verificare.

Ma il chiavi in mano ha un difetto molto più fastidioso. Scopri quanto vale la parte cucina solo una volta installata. E a quel punto sei bloccato. L’hardware è imposto. Il KDS fa parte di un contratto globale. Se manca una funzione, pazienza.

Un esempio. Qualche giorno fa un ristoratore ci ha contattato sul nostro supporto WhatsApp per sapere se gestivamo la stampa delle comande. Il commerciale del suo sistema di cassa gli aveva assicurato che il KDS della cassa lo faceva… e ovviamente non era vero. Troppo tardi: ormai è vincolato. Noi in TicknCook questa funzione ce l’abbiamo, ma per lui non possiamo più fare nulla.

Da qui l’unica vera precauzione: prova prima di firmare. In un servizio reale, con i tuoi ordini e il tuo staff. Una demo di trenta minuti con un commerciale non ti dice nulla.

Come arrivano gli ordini fino al display in cucina

Un kitchen display è utile solo se riceve gli ordini da solo, nel momento stesso in cui vengono fatti. Prima di tutto il resto, quindi, verifica come arriveranno gli ordini.

Il caso ideale: un’integrazione diretta con la tua cassa. Gli ordini, le modifiche («senza cipolla», un’aggiunta) e gli annullamenti arrivano in automatico. Chiedi da quanto tempo esiste l’integrazione e quanti ristoranti la usano. Un’integrazione «in fase di sviluppo» è ancora tutta da testare.

La realtà del mercato: non tutte le casse sono collegabili. Alcuni fornitori non danno accesso ai propri dati, in particolare perché vendono il proprio KDS. Bisogna saperlo prima di innamorarsi di una soluzione.

Le piattaforme di delivery: un collegamento diretto a Uber Eats, Deliveroo o altre ti evita di avere un tablet per ogni piattaforma sul banco. Anche aggregatori come HubRise o Deliverect fanno questo lavoro. Attenzione però: recuperano solo gli ordini in consegna. Non quelli della tua cassa. Per quelli serve un’integrazione diretta.

E se la tua cassa non è collegabile? O se non vuoi che gli ordini vengano presi dal tuo sistema di cassa? Resta una soluzione di ripiego: alcuni KDS offrono un proprio strumento di presa ordini, collegato direttamente ai display. È il caso di TicknOrder, gratuito, in TicknCook. In questo caso devi inserire l’ordine due volte (in cassa per l’incasso, poi nello strumento per la cucina). Non è l’ideale. Ma per molte cucine è già molto meglio delle comande cartacee che si perdono.

Il display alla prova di un servizio vero

Durante una demo sembra tutto leggibile. Il vero test è un display letto a un metro di distanza, con le mani nella farina e quindici ordini in corso. Guarda soprattutto:

  • la leggibilità a distanza: dimensione dei caratteri, contrasti, modifiche ben visibili;
  • il tempo di attesa mostrato su ogni ordine, con un cambio di colore quando è in ritardo;
  • il raggruppamento degli articoli: vedere «12 smash burger» tutti insieme invece di dodici righe sparse in otto ordini cambia la vita quando i volumi sono alti;
  • la ripartizione per reparto: la griglia vede solo la carne, il reparto freddo solo le insalate, e il pass mantiene la visione d’insieme;
  • l’adattamento al tuo servizio: portate per il servizio al tavolo, separazione tra cucina e banco nel fast food, un display per i clienti o per i rider se fai asporto o consegna a domicilio.

L’hardware

Alcune soluzioni impongono il proprio hardware, o funzionano solo su iOS. Altre funzionano in un semplice browser web, su qualsiasi tablet o display touch (Android, iPad, Windows). La seconda opzione costa meno all’inizio e ti toglie dai guai più in fretta: un tablet che si rompe il venerdì sera si sostituisce il sabato mattina. E soprattutto, puoi avere display grandi in cucina.

Qualche riferimento:

  • un tablet da 11 a 13 pollici per un singolo reparto;
  • un display da 19 pollici o più se va letto da lontano o fissato al muro;
  • un supporto a parete o un braccio snodabile, da non sottovalutare: il display deve lasciare libero il piano di lavoro e restare al riparo dagli schizzi;
  • una connessione internet affidabile in cucina: in wifi o, ancora meglio, collegata direttamente con un cavo RJ45.

Per esempi di modelli e prezzi, puoi consultare la nostra guida all’hardware.

Il prezzo

Confronta sempre il costo totale su un anno, non solo l’importo mensile indicato:

  • l’abbonamento: fatturato per display, per punto vendita, con o senza vincoli?
  • i costi di installazione o di configurazione;
  • le opzioni a pagamento: alcune offerte fanno pagare a parte le statistiche o ogni integrazione;
  • l’hardware: acquistato liberamente o imposto dal fornitore;
  • in un pacchetto chiavi in mano, la quota reale del KDS nel prezzo complessivo, spesso difficile da isolare.

Per un ristorante indipendente, metti in conto da qualche decina a un centinaio di euro al mese a seconda del numero di display. Con TicknCook si parte da 29 € + IVA (vedi i prezzi). Aggiungi da 130 € a 800 € per tablet a seconda della fascia.

La facilità d’uso e il supporto

Un kitchen display che richiede un giorno intero di formazione non durerà in una cucina dove lo staff cambia spesso. Durante la prova, fai il test: affida il display a qualcuno che non l’ha mai visto. Se capisce in pochi minuti come segnare un ordine come pronto, è un buon segno.

Per il supporto, fai una domanda semplice: chi risponde il sabato sera alle 20? Un problema in pieno servizio non può aspettare un’e-mail gestita il lunedì. Preferisci un supporto raggiungibile durante il tuo orario di apertura, per telefono o in chat, con persone vere che conoscono la ristorazione.

Il cambiamento va preparato

È il punto che tutti sottovalutano. Passare dalla carta al display non significa solo cambiare strumento: significa cambiare abitudini prese da anni. Alcuni cuochi lavorano con le comande cartacee da vent’anni. È normale che non siano convinti il primo giorno.

Cosa funziona, in base a quello che vediamo nei ristoranti che accompagniamo:

  • coinvolgere lo staff fin dalla scelta: fagli provare le soluzioni, sono loro che le useranno;
  • nominare un referente in cucina, la persona a cui gli altri si rivolgono in caso di dubbio;
  • cominciare da un reparto, spesso il più carico, prima di attrezzare tutta la cucina;
  • tenere la stampante collegata per qualche giorno per rassicurare tutti;
  • scegliere un momento tranquillo per partire, non il weekend della Festa della mamma;
  • dare tempo al tempo: spesso servono alcune settimane prima che il display diventi un riflesso.

I primi servizi possono essere un po’ più lenti. È normale. Quello che conta è la tendenza dopo un mese.

La checklist prima di firmare

  • Ho scritto il mio capitolato: canali di ordine, reparti, tipo di servizio, budget, scadenza.
  • Ho confrontato un KDS incluso nella mia cassa e una soluzione specializzata, conoscendo i limiti di ciascuno.
  • Ho provato la soluzione in un servizio reale prima di firmare.
  • I miei ordini arrivano in automatico, oppure conosco la soluzione di ripiego e cosa comporta.
  • Il display è leggibile a distanza, con il tempo di attesa e la ripartizione per reparto.
  • Posso usare l’hardware che preferisco, oppure accetto consapevolmente quello che mi viene imposto.
  • Conosco il costo totale su un anno.
  • Il supporto è raggiungibile durante i miei servizi.
  • Ho previsto del tempo per accompagnare il mio staff.

FAQ

Serve un display touch?

È fortemente consigliato: lo staff segna gli ordini come pronti con un semplice tocco, senza tastiera né mouse. Nella maggior parte dei casi basta un normale tablet touch.

Che dimensione di display scegliere per la cucina?

Da 11 a 13 pollici per un singolo reparto, 19 pollici o più per un display letto a più di un metro di distanza o fissato al muro.

Il KDS della mia cassa è sufficiente?

Per una cucina semplice con un solo reparto e pochi canali di ordine, spesso sì. Appena hai più reparti, la consegna a domicilio o un servizio al tavolo con le portate, confrontalo con una soluzione specializzata.

Il mio sistema di cassa non è compatibile, cosa faccio?

Hai ancora due strade. Chiedere al tuo fornitore di cassa se ha in programma un’integrazione. Oppure usare uno strumento di presa ordini collegato ai display. Inserisci gli ordini due volte, ma la cucina è organizzata.

Posso tenere una stampante?

Sì, molti ristoranti ne tengono una per le etichette delle consegne o per le comande delle portate.

Quanto tempo serve perché lo staff si abitui?

L’uso di base si capisce in un servizio. Perché il display diventi un vero riflesso e nessuno chieda più la stampante, conta piuttosto qualche settimana.

Vuoi vedere com’è un kitchen display in un servizio reale? Puoi provare TicknCook gratis per 15 giorni, con i tuoi ordini e il tuo staff. Prova TicknCook