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Nei ristoranti vediamo comparire sempre più strumenti digitali: app di consegna a domicilio, totem per ordinare, siti internet per ordinare (click and collect), QR code, app di pagamento, ecc.
Tra questi, il Kitchen Display System (o KDS) è uno strumento sempre più diffuso nelle cucine dei fast food. Si parla anche semplicemente di kitchen display o di display cucina.
È un sistema che arriva dagli Stati Uniti e dal mondo del fast food. Il grande pubblico non lo conosce perché è invisibile agli occhi dei tuoi clienti. Eppure è di importanza fondamentale, perché migliora enormemente la produttività del tuo personale in cucina!
Vediamo a cosa serve un KDS e perché è diventato lo strumento indispensabile delle cucine fast food.
Cos’è un Kitchen Display System?
Un KDS è un sistema che mostra e gestisce la preparazione degli ordini del ristorante su dei display.
Detto in modo semplice, il KDS sostituisce il sistema delle comande cartacee. Gli ordini compaiono su display touch installati in cucina, al banco ed eventualmente in sala. In cucina possono esserci più display, per esempio uno per ogni reparto. Gli ordini compaiono automaticamente sui display man mano che vengono ricevuti. Gli ordini possono contenere, per esempio, le seguenti informazioni:
- L’elenco degli articoli da preparare e il loro stato (pronto o non pronto)
- Il tipo di ordine (asporto, consegna a domicilio, consumo sul posto)
- L’orario previsto dell’ordine con un timer
- Lo stato complessivo dell’ordine (nuovo, in preparazione, pronto, ecc.)
Quali sono i vantaggi di un Kitchen Display System?
Usare un Kitchen Display System in cucina ti porterà 3 vantaggi che adorerai.
Più produttività
Prendiamo il caso di un cliente che ordina su Uber Eats. Appena conferma l’ordine, ecco fatto! Compare in un secondo su un display touch in cucina. La produzione si svolgerà nella calma più assoluta. Chi lavora in cucina potrà anticipare le preparazioni e rendersi conto del volume di ordini da fare.
Più serenità
Con il calore, le comande cartacee in cucina tendono a sbiadire. La carta comporta anche un rischio maggiore di errori o di perdite. Con un KDS non potrai più sbagliare nella produzione dei tuoi ordini e non dovrai più organizzare le comande cartacee in cucina. Insomma, uno stress enorme in meno!
Più tempo
I tuoi clienti vogliono ricevere l’ordine il più in fretta possibile? Devi ottimizzare ogni minima attività che porta via troppo tempo, per guadagnare qualche secondo su ogni ordine. Usare un Kitchen Display System ti semplificherà davvero la gestione del tempo del tuo staff, perché potrai automatizzare diverse attività.
Quali sono le funzioni di un KDS?
Non tutti i KDS si equivalgono, perché non hanno tutti lo stesso livello di funzionalità. È quindi molto importante poterli provare per capire quale risponde meglio alle tue esigenze.
Ecco un elenco di 10 funzioni che puoi trovare in un Kitchen Display System.
- Centralizzazione degli ordini dai vari canali di vendita che utilizzi
- Un KDS può essere usato su più display collegati tra loro (per esempio cucina e banco, per farli comunicare)
- Smistamento automatico dei diversi tipi di ordine (asporto, consegna, consumo sul posto) e smistamento per reparto (freddi, pizze, dolci, ecc.)
- Ordinamento automatico degli ordini per priorità
- Calcolo automatico del numero di articoli da preparare, per una maggiore efficienza
- Gestione delle priorità e visualizzazione dei ritardi
- Un KDS informa i clienti e i rider sullo stato dell’ordine
- Calcolo e visualizzazione delle statistiche di vendita e di preparazione
- Un KDS deve essere configurabile e flessibile
- Un KDS deve mostrare in modo chiaro il contenuto degli ordini
Sta a te capire cosa ti sembra necessario per la tua attività e fare domande ai fornitori di KDS. Approfitta anche del periodo di prova gratuito, se c’è: così saprai se il KDS è adatto alle tue esigenze.
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Quali tipi di ristoranti hanno bisogno di un Kitchen Display System?
Un Kitchen Display System non è fatto solo per le enormi catene di fast food come McDonald’s! Molto probabilmente ci guadagnerà anche il tuo ristorante. 😉
Fast food
Il Kitchen Display System è particolarmente adatto a tutta la ristorazione veloce e a tutti i ristoranti che propongono cibo da asporto e a domicilio.
Dark kitchen
Una dark kitchen è un ristorante che fa solo consegne a domicilio.
Per esempio, il KDS è ideale per una dark kitchen che ha più marchi e deve organizzare la produzione per marchio.
Può servire anche a un capannone che affitta cucine a più dark kitchen e che ha bisogno di un runner che raccolga tutti gli ordini di tutte le cucine per portarli al rider.
Food court
È anche uno strumento estremamente efficace per i food court, dove ogni cucina vede arrivare automaticamente i propri ordini su un display touch, appena il cliente ordina da un totem o direttamente dal suo smartphone.
Catering e ristorazione per eventi
Questo tipo di ristorazione deve gestire alla perfezione una produzione su grandi volumi. Un KDS può aiutarla a organizzarsi.
Come trovare il Kitchen Display System giusto per la tua cucina?
Il tuo sistema di cassa può avere un KDS da proporti
Alcuni KDS sono integrati direttamente in un sistema di cassa.
Vantaggi
Tutti gli ordini della cassa arrivano correttamente nel KDS.
Svantaggi
I KDS integrati nelle casse sono spesso piuttosto basilari e potrebbero non avere tutte le funzioni di cui avrai bisogno.
Cercare un fornitore specializzato in KDS
Un KDS «standalone» deve essere collegato ad altri sistemi per funzionare, per esempio a integratori come HubRise o Deliverect, oppure avere un’integrazione con i sistemi di cassa. È il caso, per esempio, di TicknCook.
Vantaggi
Scegli tu i vari software e costruisci un’architettura su misura, perfettamente adatta alle tue esigenze.
Svantaggi
Devi sottoscrivere i diversi servizi separatamente ed essere sicuro che funzionino bene tra loro.
Come funziona un Kitchen Display System?
Così come esistono diverse funzioni possibili per un KDS, esistono anche diversi modi di usarlo. Alcuni KDS, per esempio, si limitano a mostrare gli ordini, mentre altri vanno oltre e propongono display per il banco o per i rider.
Ecco un esempio di funzionamento ideale per il tuo KDS:
- L’ordine viene prima recuperato dal suo canale di arrivo (sito di Click&Collect, piattaforme di delivery, cassa, ecc.)
- Poi l’ordine compare sul display Cucina, con i vari articoli che lo compongono e tutte le informazioni necessarie, accompagnato da una notifica sonora
- Il cuoco indica sul display che sta iniziando la preparazione di un articolo, così gli altri cuochi ne sono informati
- Quando tutti gli articoli dell’ordine sono pronti, l’ordine viene segnato come pronto
- Infine il banco lo ritira, aggiunge eventualmente bevande e dolci, poi lo segna come servito o spedito
Come installare un Kitchen Display System nella tua cucina?
Quando decidi di dotare il tuo locale di un Kitchen Display System, devi pensare anche alla parte «hardware». Anche qui, informati presso il fornitore. Fornisce l’hardware o no? Ha dei consigli? In generale ci sono due modi per installare un KDS:
Con hardware specifico
Alcuni KDS funzionano solo su un hardware specifico, generalmente fornito dal produttore del software.
Vantaggi
Non devi preoccuparti della scelta dell’hardware.
Svantaggi
L’installazione può essere impegnativa, e l’hardware costoso e difficile da rinnovare.
Con l’hardware che preferisci
Esistono KDS sotto forma di applicazione online (in modalità SaaS). È il caso di TicknCook, per esempio.
Vantaggi
Scegli l’hardware che preferisci, leggero come un tablet o un display. Ce n’è per tutti i budget! Ed è anche molto semplice da installare. Scopri l’hardware più adatto a TicknCook.
Svantaggi
Serve una connessione internet piuttosto buona perché il KDS online possa ricevere gli ordini senza alcun ritardo.
Conclusione
Non ti resta che provare! 😉 Perché il modo migliore per sapere se una soluzione risponde perfettamente alle tue esigenze è testarla. Per farlo, prenota delle demo con diversi fornitori: potrai confrontare le funzioni, fare le tue domande e infine chiedere di provare. Ovviamente ti richiederà un grande impegno: è un cambiamento importante nell’organizzazione della tua cucina. Non sottovalutare il tempo che dedicherai a trovare la soluzione giusta e a testarla. Se non sei per niente tecnico e la cosa non ti interessa, puoi rivolgerti per esempio a un consulente, che avrà il compito di mettere in funzione il KDS nel tuo ristorante.
